Het zijn bijzondere tijden. Ook zal het helaas nog wel even duren voordat alles weer bij het oude is. Veel mensen werken thuis. Met Microsoft Teams, Zoom, Skype en andere oplossingen blijft iedereen zoveel mogelijk met elkaar in contact.
Maar, via webcam is het toch anders om met elkaar te brainstormen of een creatieve sessie te houden dan dat je elkaar live ziet. Al is het maar doordat je door de bijzondere camerahoek van de webcam in een laptop nog nooit zo’n goed beeld op de onderkant van de kin van je collega hebt gehad…
De huidige brainstormruimte wordt aangepast
FireWare is op dit moment de brainstormruimte zo aan het aanpassen, dat we er digitale sessies op afstand in kunnen faciliteren. Denk hierbij aan brainstorms, strategiebepaling, productontwikkeling, verbetertrajecten, organisatievraagstukken en nog veel meer. De huidige ruimte is altijd ingezet voor sessies waarbij alle deelnemers fysiek in dezelfde ruimte zijn. Nu veranderen we dat. We gaan ervoor zorgen dat deelnemers die via Microsoft Teams, Zoom of vergelijkbare programma’s werken een veel sterkere beleving gaan ervaren. En daarvoor doen we een aantal technische en conceptuele aanpassingen.
Technische aanpassingen
Alles wordt uiteraard zo uitgevoerd dat er veilig gewerkt kan worden. De afstand tussen de technicus en de facilitator is altijd tenminste 2 meter. Ook zijn er voldoende voorzieningen voor desinfectie. Op deze wijze is de kans op besmetting minimaal. Hier is in het ontwerp al rekening mee gehouden.
De studio wordt onder andere voorzien van:
- 6 whiteboards
- digitaal schoolbord en extra schermen voor content
- Een aanpasbaar decor
- Registratieapparatuur met diverse camera-posities
- Professionele verlichtingssysteem
- Professionele audiovoorzieningen
- Diverse interactieve tools, traditioneel en digitaal, om de betrokkenheid van de deelnemers te vergroten
- Greenscreen en bluescreen zijn aanwezig
- Diverse zitmeubels, balies, tafels en plekken om voorwerpen op te plaatsen
Met deze voorzieningen krijgt de deelnemer het gevoel onderdeel te zijn van een Tv-programma. Dat geeft veel meer interactieve mogelijkheden om de deelnemers actief bij een sessie te betrekken.
Conceptuele aanpassingen: van Post-it Fax tot een brainstorm pakket dat wordt thuisbezorgd
Natuurlijk zal het gevoel en de beleving niet identiek zijn aan een sessie waarbij alle deelnemers in dezelfde ruimte zijn en zelfs fysiek contact kunnen maken. Maar er zijn wel degelijk werkvormen te verzinnen waarbij er ook op afstand tot nieuwe, bruikbare inzichten gekomen kan worden. Een sessie die de sleur doorbreekt, waarbij het team ook samen nieuwe herinneringen maakt. Dit vraagt echter wel om een andere aanpak. En daar wordt binnen FireWare nu volop aan gewerkt!
Denk bijvoorbeeld aan de Post-it fax, waarbij we de op afstand ingevulde Post-its naar het centrale bord laten komen. Of het brainstormpakket, waarbij de deelnemers voorafgaand aan de brainstorm een pakket toegestuurd krijgen met voorwerpen die ze nodig gaan hebben. Dat is echter pas het begin van alle mogelijkheden!
Doel scherp voor ogen
Natuurlijk is het mooi dat er nu een mogelijkheid is om ook op afstand een creatieve brainstorm te houden. Maar een dergelijke sessie wordt altijd gehouden met een doel. En om dat doel te bereiken is een goede voorbereiding nodig. Dit is een gezamenlijke inspanning tussen opdrachtgever en FireWare. Juist de voorbereidende fase is met deze werkvormen cruciaal. Onderschat de voorbereidingstijd voor een dergelijk event dan ook niet.
Een facilitator van FireWare of een eigen facilitator?
Er is binnen FireWare een ruime ervaring aanwezig in het faciliteren van diverse soorten sessies binnen het veiligheidsdomein en daarbuiten. Zo is Sef Hendrickx bijvoorbeeld gecertificeerd Lego Serious Play facilitator. Maar, naast deze methode worden er ook tal van andere werkvormen ingezet.
Uiteraard kun je ook gebruik maken van een eigen facilitator en zo alleen gebruik maken van de studio. Het is goed om te realiseren dat we de richtlijnen van het RIVM blijven volgen. Op het moment dat een facilitator of technicus ziekteverschijnselen vertoont kan de sessie geen doorgang vinden.
Vanaf wanneer inzetbaar?
We zijn op dit moment volop bezig met de realisatie. De verwachting is dat we begin volgende week de eerste testsessies kunnen draaien. Eind volgende week is de omgeving dan operationeel. Uiteraard onder voorbehoud van de actuele ontwikkelingen. Wil je gebruik maken van deze unieke manier van brainstormen? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie.
